さいたま市で印鑑登録を行う方法と必要なもの

印鑑登録って何が必要か全然わからなくて困っています。

若手社会人

WELL高橋

印鑑登録は、本人が申請するか代理人が申請するか、そして本人確認の方法によって流れが変わります。順番に整理していきましょう。

印鑑登録とは

印鑑登録証明書は、その印鑑が登録されたものであることを公証するものです。登録された印鑑と印鑑登録証明書があれば本人の意思表示であるとされ、不動産登記や契約証書の作成など重要な手続きに使われます。

さいたま市で印鑑登録ができるのは、さいたま市に住民登録をしている方です。15歳未満の方および意思能力のない方は印鑑登録をすることができません。成年被後見人の方については、ご本人が窓口に来庁し、かつ法定代理人（成年後見人）が同行している場合に限って登録が可能と案内されています。

届出場所と基本的な流れ

印鑑登録の申請ができるのは、区役所区民課または支所です。市民の窓口では印鑑登録の申請はできません。

基本的な流れは、印鑑登録等申請書（PDF）を提出したあと、本人の意思を確認するための「照会書」が住民登録されている住所宛に郵送され、登録申請受付の日から1か月以内に「回答書」に必要事項を記入して、登録申請した印鑑と本人の確認ができる書類とともに持参する、というものです。

ただし本人が申請する場合で一定の条件を満たすときは、この照会書のやりとりを経ずに即日登録ができると案内されています。条件は次の項目で説明します。

本人が申請する場合

本人が窓口へ行く場合の持ち物は、登録する印鑑と、本人の確認ができる書類（コピー不可）です。

即日登録ができる条件

本人申請で、次のいずれかに当てはまる場合は即日登録ができると案内されています。

• 運転免許証やパスポートなど、顔写真が貼付された官公署発行の本人確認書類を提示した場合
• 印鑑登録申請書の保証人欄に、さいたま市に印鑑登録してある18歳以上の方が署名し、その方の登録してある印鑑の押印があり、保証人の印鑑登録証の提示または印鑑証明書（発行日から3か月以内のもの）の添付があった場合

照会書による後日の手続きになる場合

上記に当てはまらない場合は、原則どおり照会書が郵送されます。届いた回答書に必要事項を記入し、登録申請した印鑑と本人の確認ができる書類を持参して、あらためて窓口で手続きを行います。回答書の持参期限は、登録申請受付の日から1か月以内です。

代理人が申請する場合

やむを得ない事情で代理人が申請する場合は委任状が必要です。委任状は、印鑑登録をする方本人が自署し、登録する印鑑を押印したものを用意します。委任状の様式（PDF）が公開されています。

代理人が申請する場合は即日登録の対象外とされており、窓口へ2回行く流れになります。

本人確認書類として使えるもの

本人確認のために提示が必要な書類として、運転免許証、パスポート、マイナンバーカード、在留カードまたは特別永住者証明書、健康保険資格確認書、年金手帳などが挙げられています。詳細は本人確認書類のご案内で確認できます。

このうち、運転免許証・パスポート・マイナンバーカードのように写真付きで官公署が発行した有効期限内の書類を本人が提示する場合は、即日登録の対象になります。この場合は写しを取らせてもらう運用になっていると案内されています。

登録できる印鑑の基準

登録できる印鑑には、次のような基準が示されています。

• 登録できる印鑑は1人1個（すでに登録されている印鑑を別の方が登録することはできません）
• 住民票に記載されている氏名、氏もしくは名、または氏と名の一部で組み合わされたもの
• 氏名のほかに職業・肩書きなどをあらわしていないもの
• 印影の大きさが、一辺の長さ8ミリ以上25ミリ以下の正方形に収まるもの
• 破損・摩滅していないもの、縁のあるもの（縁のないものは不可）
• 氏名の文字が極端に図案化されていなくて、照合が容易なもの
• 逆彫りでないもの

外国人の方については、上記に加えて通称またはカナ氏名でも登録できると案内されています。

印鑑登録証と、紛失時の手続き

印鑑登録をすると「印鑑登録証」が交付されます。印鑑登録証明書を交付申請するときに必要になるため、登録した印鑑と同様に大切に保管してください。市内で引越しをした場合、印鑑登録証はそのまま使えます。

印鑑登録証や登録した印鑑をなくした場合は、早急に区役所区民課または支所へ届出をします。紛失に気づいたのが土曜日・日曜日、祝休日、夜間など開庁時間外の場合は、市民局区政推進部へメールで連絡すると、翌開庁日に仮の使用停止の処理が行われると案内されています。

登録した印鑑を変更したい場合は、すでに登録してある印鑑の廃止の届出をしたうえで、新たに登録手続きを行う流れになります。

印鑑登録証明書の請求方法

印鑑登録証明書の請求方法は4通り案内されています。「誰が」「どこで」「何を持って」請求できるかが方法ごとに異なります。

• 窓口：区役所区民課・支所・市民の窓口で請求できます。お住まいの区以外でも請求できます。必要なものは印鑑登録証、窓口に来られる方の本人確認書類、交付請求書（PDF）です。手数料は1通300円で、代理人が請求する場合でも委任状は必要ありません。
• コンビニエンスストア等：マイナンバーカードにコンビニ交付用の暗証番号を登録している方が利用できます。手数料は1通200円です。
• 市内郵便局：本人に限り、市内の指定された郵便局で請求できます。手数料は1通300円です。
• 電子申請：パソコンやスマートフォンからインターネットを通じて請求できます。

なお窓口請求では、申請者本人が請求する場合に限り、印鑑登録証に代えてマイナンバーカードを提示する方法も案内されています。登録印鑑やマイナンバーカード以外の本人確認書類（旅券など）の提示だけでは、印鑑登録証明書は発行できないとされています。

手続き前に確認しておくこと

よくある質問

本人か代理人か、どの本人確認書類を出せるかで流れが変わることがわかりました。

若手社会人

WELL高橋

そのとおりです。ご自身がどの条件に当てはまるかを確かめてから、お住まいの区の区役所区民課に相談すると進めやすいですよ。

まとめ

参考情報

この記事は以下の公式情報をもとに作成しています。最新情報・詳細は各公式サイトでご確認ください。

• さいたま市公式：印鑑登録・印鑑登録証明書
• さいたま市公式：印鑑登録等申請書（PDF）
• さいたま市公式：委任状の様式（PDF）
• さいたま市公式：住民票・印鑑・戸籍・身分証明書等交付請求書（PDF）
• さいたま市公式：本人確認書類のご案内